Keep People Safe
Das übersichtliche Ticketsystem für den KPS Prüfservice und schnelle Antworten.
Übersicht
Hier ist der aktuelle Überblick über eure Tickets.
Die zuletzt bearbeiteten Vorgänge
Aktive Tickets
Arbeitsbereich
Suchen, filtern und Vorgänge direkt bearbeiten.
Papierkorb
Wiederherstellen oder endgültig löschen. Endgültiges Löschen ist nur Abteilungsleitern und Admins erlaubt.
Administration
Nutzer anlegen und Rollen sowie Abteilungen pflegen.
Administration
Systemeinstellungen sowie die Auswahllisten für Verursacher, Teammanager und Servicetechniker pflegen. Änderungen wirken sofort für alle Benutzer.
Auswertungen
Kennzahlen nach Woche, Monat und Jahr sowie die Entwicklung der Reklamationen.
Stammdaten
Kundendatenbank mit Kontaktdaten, VIP-Kennzeichnung und vollständiger Ticket-Historie.
Neuer Vorgang
Ticket
Tickets zusammenführen
Kurzanleitung
Ein Ticket ist ein einzelner Vorgang – z. B. eine Reklamation, eine Serviceanfrage oder eine per E-Mail eingegangene Kundenmeldung. Jedes Ticket bündelt alle Informationen dazu an einer Stelle: Kundendaten, Status, interne Notizen und den gesamten E-Mail-Verkehr. Diese Anleitung erklärt Schritt für Schritt, wie Sie damit arbeiten. Sie können dieses Fenster jederzeit über „Brauchst du Hilfe?" unten links erneut öffnen.
Melden Sie sich mit Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort an. Je nach Rolle sehen Sie unterschiedlich viel: Bearbeiter sehen die Tickets ihrer Abteilung(en), Abteilungsleiter zusätzlich Verwaltungsfunktionen, Administratoren alle Abteilungen und die Benutzerverwaltung. Ihr Name und Ihre Rolle werden Ihnen unten links angezeigt.
Die Übersicht zeigt Ihnen auf einen Blick, wie viele Tickets offen, in Bearbeitung, erledigt oder überfällig sind, sowie die zuletzt bearbeiteten Vorgänge. Unter Alle Tickets finden Sie die vollständige Liste. Nutzen Sie dort die Suche (Betreff, Kunde, Nummer) und die Filter nach Status und Priorität, um schnell das richtige Ticket zu finden.
Klicken Sie oben rechts auf + Neues Ticket. Füllen Sie Betreff (kurze Beschreibung des Anliegens), Fälligkeit, Priorität, Kunde/Kontakt und eine Bemerkung aus und wählen Sie die zuständige Abteilung. Mit Ticket anlegen speichern Sie den Vorgang; er erhält automatisch eine fortlaufende Nummer (z. B. FD-1042).
Klicken Sie eine Zeile in der Ticketliste an, um das Detailfenster zu öffnen. Dort können Sie Felder wie Fälligkeit, Priorität, Kunde oder Abteilung direkt ändern – jede Änderung wird sofort automatisch gespeichert, ein separater „Speichern"-Klick ist nicht nötig.
Halten Sie den Status aktuell: Offen (neu / noch nicht begonnen), In Bearbeitung (Sie kümmern sich gerade darum), Warten auf Rückmeldung (Sie warten auf eine Antwort von Kunde oder Lieferant) oder Erledigt (abgeschlossen). So sieht das ganze Team jederzeit den aktuellen Stand, und die Zähler auf der Übersicht bleiben korrekt. Bewegt sich an einem offenen Ticket 14 Tage nichts (keine Statusänderung, kein Kommentar, keine Korrespondenz), erscheint in der Liste der Hinweis „Bearbeitung erforderlich" – Tickets im Status „Warten auf Rückmeldung" oder „Erledigt" sind davon ausgenommen.
Im Feld Kommentar hinzufügen halten Sie interne Notizen zum Vorgang fest (z. B. Rücksprachen oder Zwischenstände) – diese sind nur intern sichtbar. Alle Kommentare, E-Mails und Statusänderungen erscheinen chronologisch unter Aktivität im Ticket, sodass der komplette Verlauf nachvollziehbar bleibt.
Sie beantworten ein Ticket direkt im Detailfenster – es öffnet sich kein separates Fenster mehr. Unterhalb des Verlaufs finden Sie den Bereich ✉ Antwort / Korrespondenz mit einem fertigen Formular:
Der gesamte bisherige Verlauf bleibt beim Schreiben sichtbar, sodass Sie nicht scrollen oder das Fenster wechseln müssen. Mit der Schaltfläche ❝ Zitieren an jeder einzelnen Nachricht im Verlauf übernehmen Sie deren Text als Zitat (eingerückt mit „>“ und einer Zeile „Am … schrieb …“) in Ihr Antwortfeld – ideal, um sich gezielt auf eine bestimmte frühere Aussage zu beziehen. Mit Nachricht senden wird die E-Mail tatsächlich versendet, dem Ticket zugeordnet und sofort in der Aktivität dokumentiert. Antwortet der Kunde darauf, landet seine Antwort automatisch an demselben Ticket – Sie müssen nichts manuell zuweisen.
Gehören zwei Tickets zum selben Vorgang, überführen Sie eins per ⤵ Zusammenführen in das andere. Alle Kommentare und die gesamte Korrespondenz werden dabei übernommen, sodass keine Informationen verloren gehen. Das ursprüngliche Ticket wird anschließend in den Papierkorb verschoben – es ist also nicht endgültig weg und kann bei Bedarf jederzeit wiederhergestellt werden.
Mit 🗑 Löschen verschieben Sie ein Ticket nach einer Sicherheitsabfrage in den Papierkorb. Es ist damit nicht sofort weg: Im Papierkorb (linke Navigation) können Sie es jederzeit wiederherstellen. Endgültig und unwiderruflich gelöscht werden Tickets nur durch Abteilungsleiter oder Administratoren.
Über ⭳ CSV-Export speichern Sie die aktuell angezeigten Tickets als Tabelle (z. B. für Excel oder Berichte). Wenn Sie fertig sind, melden Sie sich unten links über Abmelden sicher ab – besonders wichtig an gemeinsam genutzten Rechnern.
Schreibt ein Kunde an unser Ticket-Postfach, wird daraus automatisch ein Ticket erstellt. Die ursprüngliche E-Mail steht im grauen Beschreibungsbereich oben, spätere Nachrichten sammeln sich in der Aktivität. Solche frisch eingegangenen Tickets sind mit einem blauen „Neu"-Kennzeichen markiert und oben mit einem Hinweisbanner versehen – ein Zeichen, dass sie noch nicht bearbeitet wurden. Sobald Sie das Ticket bearbeiten (Feld ändern, Kommentar schreiben oder antworten), verschwindet die Markierung automatisch.
Damit klar ist, wer ein Ticket bearbeitet und wie dringend es ist, gibt es im Detailfenster zwei Felder:
So behalten Sie auch bei vielen Vorgängen den Überblick über Priorität und Verantwortung.
Unter Kunden in der linken Navigation führen Sie eine zentrale Kundendatenbank – unabhängig von einzelnen Tickets. So haben Sie Stammdaten und Vorgeschichte jederzeit an einer Stelle.
VIP-Kunden sind auch hier mit einem ★ gekennzeichnet und stehen oben.
Unter Berichte in der linken Navigation werten Sie das Ticketaufkommen aus – nützlich für Team-Besprechungen und Kennzahlen.
So erkennen Sie schnell, wo sich Arbeit staut und welche Bereiche besonders belastet sind.
💡 Tipp: Alles wird automatisch gespeichert – Sie müssen nichts extra sichern. Dieses Hilfe-Fenster erreichen Sie jederzeit über „Brauchst du Hilfe?" unten links.
Bestätigung
Benutzer
Kunde
Kunde
Konto
Anmeldung
Anmeldung